Túl sok egyeztetés
Túl sok egyeztetés
A munkaszervezés folyamatos telefonálássá és üzenetváltássá válik, amivel sokszor a fél nap is elmegy. A szervezési idő az ügyfélszerzés rovására megy.
Szervezd hatékonyabban a szerelőcsapatod munkáját
Feladatkezelés és gépi útvonaltervezés egy rendszerben
Az RDO munkaszervező és útvonaltervező szoftver egyben: beosztja a munkákat, összehangolja a kiszállásokat és csökkenti a fölösleges utazást. Az eredmény:
- Több elvégzett munka ugyanannyi emberrel
- Kevesebb szervezés, nyugodtabb munkanap
- Kevesebb fölösleges utazás
Problémák, amik napi szinten előjönnek
Ismerősek ezek a kihívások?
Elsősorban nem a munka kevés, hanem a szervezés viszi el a fél napot. Amikor egyszerre 10, 20 vagy akár 30 ember dolgozik különböző helyszíneken, egyre nehezebb fejben tartani mindent: hogyan férnek bele a napi kiszállások, melyik szerelő merre jár és mivel végzett, mely munkák vannak egymáshoz közel, kit érdemes küldeni egy sürgős esethez, le van-e minden dokumentálva, és milyen visszatérő munkákat kell az adott napra beütemezni.
Mindezt Excel-táblában vagy papíron vezetett feladatokkal, telefonálással és üzenetekkel megoldani szinte lehetetlen.
Nemcsak rengeteg időt visz el, de hibákhoz, elfelejtett feladatokhoz és felesleges kiszállásokhoz vezethet.
Rendszerszintű problémák, amik időt és energiát emésztenek fel, ráadásul extra költségeket generálnak
Átláthatatlan napi beosztás
Átláthatatlan napi beosztás
Nehéz egyszerre látni az összes szerelőt, az összes rájuk váró munkát, és így idő- és költséghatékony napi munkatervet kialakítani.
Fölösleges utazás
Fölösleges utazás
A munkák nincsenek földrajzilag csoportosítva, miközben akár több közeli munka is lenne ugyanazon a környéken. A szerelők sok időt töltenek úton, ami fölösleges üzemanyag- és időveszteség.
Kihasználatlan kapacitás
Kihasználatlan kapacitás
Lehet, hogy valaki még tudna munkát vállalni, de ezt nem könnyű észrevenni a sok változó feladat között, és utólag sem derül ki, hol csúszott a nap, mennyi ment el utazással és hány kiszállás volt hiábavaló. Ez akár napi 1–2 kiszolgálható ügyfél elvesztését is jelentheti pluszban technikusonként.
Sürgős munkák okozta káosz
Sürgős munkák okozta káosz
Jön egy csőtörés vagy egy gázriasztás, és kezdődik a fejszámolás: ki van a közelben, kinek mit lehet arrébb tenni, kit kell felhívni. Ilyenkor már nem szervezés folyik, hanem tűzoltás.
Hiányos információk
Hiányos információk
A fontos információk több helyen, Excelben, papíron, üzenetben lehetnek, rosszabb esetben elvesznek. A technikus nem tudja, mi volt ott a múltkori hiba, milyen típusú a berendezés, milyen alkatrész kell hozzá, és mit csinált ott legutóbb a kolléga. Ebből lesz a fölösleges második kiszállás ugyanoda.
Túl sok adminisztráció
Túl sok adminisztráció
A munkalapok, egyéb dokumentáció pluszmunkát teremtenek. Ezeket valakinek még össze kell szednie, és egy hosszú munkanap végén be kell gépelnie – fáradtan, túlórázva, akár figyelmetlenül és hibásan.
Elkeveredő dokumentáció
Elkeveredő dokumentáció
A garanciapapírok, űrlapok és kitöltött munkalapok napokat tölthetnek táskában, kesztyűtartóban vagy egy irodai fiókban, mire előkerülnek. Addig pedig a számla sem megy ki, ami a cashflow-t is kedvezőtlenül érinti.
Elfelejtett visszatérő munkák
Elfelejtett visszatérő munkák
Az éves kazánkarbantartás, a klímatisztítás, a garanciális felülvizsgálat nincs előre beütemezve. Vagy az utolsó pillanatban kerül elő és felborítja a hetet, vagy egyszerűen kimarad – a hozzá tartozó bevétellel együtt.
Rejtett költségek
Rejtett költségek
Nem látod át munkánként az összes költséget, a becsült és tényleges eredményeket. Így az sem derül ki, mely munkák térülnek meg a legjobban, és melyek azok, amiken rendszeresen pénzt bukik a csapat. Az árazás „érzésre” és szokások alapján, nem pedig számokon alapul.
Egyik sem nagy hiba önmagában. Együtt viszont napi két-három óra szervezési idő, havonta akár 10+ ki nem szolgált potenciális ügyfél, és egy csapat, ami este hétkor is dolgozik.
Mit ajánlunk ezek megoldására?
„Kézivezérlés”, tűzoltás, kaotikus napok, bosszantóan sok túlóra és fölösleges utazás helyett olyan rendszert, ahol minden egy helyen elérhető az ügyféladatoktól a priorizált aktuális munkákon át a hozzájuk tartozó útvonalakig és dokumentációig.
Mire képes az RDO?
Hogyan teremt a káoszból rendet az intelligens munkaszervezés?
Rendszerünk összehangolja a munkákat és az útvonalakat a szerelőcsapatod számára, akár naponta többször is, percek alatt – ezért nem esik szét a nap az első váratlan hívásnál. Lássuk, mit jelent ez a gyakorlatban az előbb felsorolt problémákra.
-
Túl sok egyeztetés
szerelőkkel, ügyfelekkel
A szerelők személyre szabott munkatervet látnak, nem kell őket egyenként felhívni. Az ügyfelekkel telefonálás helyett e-mailes kommunikáció: a rendszer kiküldi a foglalási linket vagy e-mailes értesítést azoknak, akiknél esedékes a munka.
-
Átláthatatlan napi beosztás
Egy központi beosztás: a diszpécser egy képernyőn kezeli az összes munkát, szerelőt, szabad kapacitást és erőforrást.
-
Fölösleges utazás, kézi útvonaltervezés
Területi csoportosítás és automatikusan optimalizált napi ügyfélsorrend. A közel lévő hasonló munkák nem aprózódnak el, hanem egy megfelelő kollégához kerülnek.
-
Kihasználatlan kapacitás
üresjáratok, túlterhelés, rosszul kiosztott feladatok
Látszik, kinek marad még szabad kapacitása, és hol csúszik a menetrend, a feladatok pedig percek alatt átszervezhetők. Utólag is visszanézheted, hogyan teljesült a nap: utazási és munkaidő, csúszások, sikertelen kiszállások.
-
Sürgős munkák vagy kieső munkaerő okozta szervezési káosz
A rendszer megmutatja, ki van a legközelebb és kinek fér bele a váratlan kiszállás, majd újratervezi az érintett napot és menetrendet. Betegség vagy szabadság esetén is percek alatt megvan, ki tudja átvenni a feladatokat.
-
Hiányos információk
és tájékozatlan szerelő
Ügyfélhez kötött minden fontos információ: milyen munkára van szükség, berendezés típusa, korábbi hibák és javítások, rendelkezésre álló eszközök, alkatrészek, garancia. Mindez a technikus telefonján is elérhető.
-
Túl sok adminisztráció
papíralapú
Digitális rögzítés mindenről a helyszínen: elvégzett munka, felhasznált anyag, fotó. Az adat azonnal bent van, nem a nap végén kell bevinni a gépbe, a számla másnap mehet.
-
Elkeveredő dokumentáció
Elektronikus verzió mindenből a rendszerben, nincs napokig kallódó munkalap a kesztyűtartóban. Egyedi űrlapok és garanciapapírok is kezelhetők szerkeszthető PDF-ben.
-
Elfelejtett visszatérő munkák
Az ismétlődő munkák előre bekerülnek a naptárba, és a rendszer időben jelez. A holtidőszak feltölthető velük, nem maradnak el, és nem az utolsó pillanatban kerülnek elő, felborítva egy-két munkanapot.
-
Rejtett költségek
Minden lezárt munkánál látszik a tervezett és a tényleges eredmény a munkaidő, az óradíjak, az anyagok és a számlák alapján. Nem év végén derül ki, melyik munkán buktál pénzt.
Hogyan működik a rendszer? – A munka menete
A bejelentéstől a karbantartásig
Rögzítsd a feladatot, tervezd meg az útvonalat, és egyeztesd az időpontot az ügyféllel. A munka végeztével ugyanott vezetheted a szerviznaplót, készítheted elő a számlát és tarthatod nyilván a következő karbantartást.
-
Akár telefonon, e-mailben vagy webes űrlapon érkezik a megkeresés, vidd fel őket a rendszerbe. Elérhetőséggel, szabad idősávval, hibaleírással, sürgősségi szinttel együtt.
Ügyféladatok és beérkező megkeresések -
Adj címet a feladatnak, add meg a munka várható időtartamát, az ügyfélnek megfelelő idősávokat, így a beosztás készítésekor már minden fontos adatot megtalálsz a feladat mellett.
A munka időtartama és időablakai -
Áttekintheted, melyik feladat hol tart és mikor esedékes, beleértve az új ügyfeleket és az ismétlődő karbantartásokat is. Egy új munka esetén a rendszer megmutatja, kinek fér bele a munka a legkisebb kerülővel, és hol a helye a napi sorrendben.
A munkalista az ügyféladatokkal és a feladatok állapotával -
Az RDO a szerelők munkaidejével, az utazással, a feladatok hosszával és a szaktudással is számol, ezeket mind összehangolja. Ezek alapján segít megtervezni az útvonalat, és olyan időpontokat javasol, amik az ügyfél megadott idősávjába beleférnek.
A szerelők napi útvonalai és beosztott munkái -
Az ügyfél másik időpontot kér vagy kiesik egy szerelő? Az ütemezőben megkeresheted a következő megfelelő időpontot, másik kollégára bízhatod a feladatot, és átrendezheted a munkákat. A változásokról továbbra is a diszpécser dönt.
Másik időpont keresése a beosztásban -
A szerelés után jelöld késznek a feladatot, és frissítsd az eszköz szervizadatait. A munkához tartozó dokumentációt és a számlát is itt készítheted elő. A szerviznapló és a beállított karbantartási időközök a következő munka megszervezésében is segítenek.
A munka lezárása és a szervizadatok rögzítése -
A lezárt munkánál a rendszer összeveti a tervezett és a tényleges bevételt, közvetlen költségeket és eredményt. Technikusonként azt is látod, hogyan alakult a tervezett és a tényleges utazási és helyszíni munkaidő, a hiányos adatokat pedig a rendszer külön jelzi.
A munkák eredményessége és a költségek megoszlása -
Az ügyfél adatlapján nyilvántarthatod az eszközöket, a korábbi szervizeket és a karbantartás gyakoriságát. Az ismétlődő feladatok beállításával a karbantartások már bekerülnek a feladatlistába, nem kell őket manuálisan felvenni.
Az ügyfél eszközei és az esedékes karbantartások
A rögzített szervizadatok alapján a következő karbantartást is megtervezheted.
Online időpontfoglalás
Spórolj időt az ügyfélkommunikáción
Online foglalási rendszer
Az RDO egyik nagy előnye, hogy a napi több órányi telefonálás jó részét kiválthatod az online foglalási rendszer használatával. Töredék idő alatt mérheted fel az ügyfelek igényeit és egyeztethetsz velük időpontot.
Zónás ügyfélmegkeresés
A másik időspóroló funkció a területi alapú (zónás) csoportos ügyfélmegkeresés, amellyel egy egész környék karbantartását megszervezheted néhány kattintással.
Egyszerűsítsd az időpontfoglalást és az ügyfélmegkeresést véget nem érő telefonálásból pár kattintásos folyamattá!
Tudj meg többet az online időpont-egyeztetés folyamatárólMaximális hozzáférés és átláthatóság a diszpécsernek, csak a szükséges információk a szerelőknek
Az RDO nemcsak az irodában dolgozóknak hasznos, hanem időt és energiát spórol a technikusoknak is.
Amit a diszpécser lát
- minden ügyfél- és munkaadatot: előzményeket, berendezéseket, esedékes karbantartásokat,
- az összes nyitott munkát prioritással, státusszal, felelőssel és határidővel, azt is, mi vár alkatrészre, és hova kell visszamenni,
- az online beérkező ügyféligényeket és időpont-módosítási kéréseket,
- ki hol dolgozik ma, mennyi szabad kapacitása maradt, és a munkákat a térképen, területenként,
- hogyan teljesült a megtervezett nap, és mennyit hoztak a lezárt munkák.
Egyszóval: tényleg mindent, ami a nap hatékony megszervezéséhez kell. A változásokról a szerelőket is a felületen értesítheti.
Amit a szerelő lát
- személyre szabott napi menetrendet útvonaltervvel,
- a munkákhoz tartozó információkat: az ügyfél elérhetőségét, a berendezés típusát, a korábbi szereléseket és a dokumentációt,
- digitális munkalapot, amit nem kell kézzel kitölteni és a nap végén leadni.
Egyszóval: csak azokat az információkat, amik a munkájához szükségesek. Az intuitív, egyszerű kezelőfelületet bárki gyorsan megtanulja használni.
Kevesebb költség, több bevétel
Miért éri meg nekem egy ilyen rendszer?
Kevesebb utazás, jobb kapacitáskihasználás, több elvégzett munka ugyanannyi emberrel.
A nemzetközi field service statisztikák szerint a szervizcsapatok az első évben jellemzően 15–20% produktivitásnövekedést, 10–20% költségcsökkenést és 5–10% bevételnövekedést érnek el egy ilyen rendszerrel, új ember felvétele nélkül.
A számok nyelvén
Kapacitás
+15-25%
Üzemanyag
–10-20%
Tervezés
–40%
Késések, lemondások
–10-20%
Éves bevétel
+5–10%
60%
75-77%
Lásd a saját számaidat is
Az iparági átlagok irányt mutatnak, de a döntéshez a saját adataid kellenek. Az RDO-val látod a tervezett és a tényleges bevételt és költségeket, és azt is, hogyan teljesültek a munkanapok: utazás, helyszíni munka, csúszások, eredménytelen kiszállások. Így a következő beosztás reálisabb lesz, és a szerelőkre sem jut túltervezett nap.
Kiderül, mely munkák hozták arányaiban a legtöbbet, és az is, ha valamit évek óta alulárazol.
Dönts az áraidról valós adatok alapján, megszokás helyett!
Az üzleti folyamatokat így támogatja
Biztosabb cashflow
A helyszínen lezárt munkalapból aznap vagy másnap lehet számla, nem kell napokig halasztani, így gyorsabban beérkeznek a munkadíjak.
Minimalizált veszteségek
Elfelejtett megrendelés, rosszul feljegyzett cím, be nem számlázott anyag, hiába kiszálló szerelő – ezek mind elkerülhetők a jobb munkaszervezéssel.
Több idő az ügyfélszerzésre
A felszabaduló diszpécseri kapacitás visszaforgatható árajánlatokba és ügyfélszerzésbe.
Növekedés adminisztratív robbanás nélkül
Papíron, táblázat- vagy feladatkezelőben minden új technikussal bonyolódik a munkaszervezés. Az RDO-val 25–30 főig ugyanaz a diszpécseri kapacitás is elég.
Új értékesítési lehetőségek
Az eszközök állapota és kora alapján látszik, hol lesz hamarosan csere vagy felújítás.
A tudás a cégben marad
Egy új szerelő vagy diszpécser napok alatt felveszi a ritmust, mert a munkák előzményei a rendszerben látszanak, a folyamatok dokumentáltak. Kisebb a függés a senior kollégáktól, gyorsabb a betanulás.
Hosszú távon a rendszer többé már nem költség, hanem a cég egyik legértékesebb vagyona lesz.
Excel vs RDO
Miért jobb, mint az Excel?
Mert egy táblázat csak felsorolni tudja a feladatokat. Azt viszont neked kell kitalálnod, ki mikor és hova menjen, hogyan kerüld el a fölösleges utazást, és mit kell átszervezni, ha bejön egy sürgős munka. Az RDO ebben segít.
Nézd meg pontról pontra, miben több az RDOMiért jobb, mint egy vállalatirányítási rendszer?
Mert azokban feleslegesen sok menüpont van, amiből egy szerelőcsapat alig használ néhányat. Az RDO szándékosan csak azt tudja, amire egy kisebb vagy közepes szervizcégnek szüksége van — ezért lehet napok alatt bevezetni, és ezért fogják a szerelők is használni.
Segítünk az indulásban
A mostani munkarendedből indulunk ki
Egyszerű átállás a manuális folyamatokról. Intuitív, egyszerű kezelőfelület.
Készítsd elő egy szokásos munkanap feladatait, a becsült szerelési időket és a kollégák munkaidejét. Az RDO alapítójával átbeszélheted, hogyan szervezitek most a munkát, milyen adatokat érdemes felvinni, és hogyan állíthatjátok össze az első beosztást.
Minden fizetős csomag része egy 30 perces betanító workshop a diszpécsereknek és egy külön 30 perces workshop a szerelőknek.
Minden fizetős csomaghoz folyamatos ügyfélszolgálati támogatást nyújtunk e-mailben és telefonon.
Gyakori kérdések
Amit érdemes tudni az indulás előtt
Mi már használunk egy kontaktkezelőt és egy feladatlistát. Mi ebben a plusz?
Az, hogy az útvonal és a beosztás együtt készül. Egy todo-alkalmazás fel tudja sorolni a munkákat, de nem tudja megmondani, hogy a csütörtöki nap belefér-e, ki van a legközelebb egy sürgős híváshoz, vagy hogy melyik három munkát érdemes egy körben elintézni. A veszteség nem a feladatkövetésnél keletkezik, hanem az utazásnál és az átszervezésnél.
Nem akarunk nőni. Így is hasznos lehet nekünk?
Az RDO nem (csak) a növekedésről szól, hanem arról, hogy ugyanaz a munka kevesebb idegeskedésbe kerüljön. Ha nem akarsz több embert, a haszon a felszabaduló idő: kevesebb túlóra, kevesebb hétvégi papírmunka, kevesebb esti telefonálás. A felszabaduló kapacitást nem kötelező eladni — lehet vele korábban hazamenni is.
A szerelőink nem fognak egy új alkalmazást használni.
A szerelői nézet szándékosan a lehető legegyszerűbb: az aznapi munkák, az útvonal, az ügyfél adatai és a szükséges dokumentumok. Semmi olyan menüpont, ami rájuk nem tartozik. Aki eddig papírra írta a munkalapot, annak ez kevesebb munka lesz, nem több — és nem kell utólag beadnia semmit az irodába.
Mennyi idő beállítani a rendszert és átvinni az adatainkat?
Kevesebb, mint gondolnád. Az induláshoz elég egy szokásos munkanap feladatait, a becsült szerelési időket és a kollégák munkaidejét előkészíteni. Az RDO alapítójával közösen átbeszélitek, hogyan szervezitek most a munkát, milyen adatokat érdemes felvinni, és összeállítjátok az első beosztást. Utána egy-egy 30 perces workshop következik a diszpécsereknek és a szerelőknek, a további adatokat pedig menet közben is fel lehet vinni.
Ismerd meg egy bemutatón
Nézzük meg, hogyan működne nálatok
Egy 20 perces bemutatón a saját feladataidból indulunk ki: átnézzük a szerelők beosztását, az útvonalakat és az ügyfeleknek ajánlható időpontokat. A bemutatót az RDO alapítója tartja, így a kérdéseidet is közvetlenül vele beszélheted meg.